En el sector inmobiliario y de construcción el presupuesto es la herramienta que nos permite costear un proyecto, de una forma detallada, ítem por ítem, por actividades y por capítulos. Esta herramienta que generalmente se maneja en Excel va amarrada a la programación de obra para poder generar un flujo de caja de gastos del proyecto.
Si el presupuesto está bien detallado, bien ejecutado y bien planificado nos va permitir hacer controles de costos durante toda la duración de la construcción.
Pero el presupuesto es una herramienta dinámica en el tiempo. Se debe dejar la base del presupuesto aprobado por los propietarios, Junta Directiva o a quien corresponda aprobar el presupuesto. Sobre esta base se estarán realizando los ajustes diarios con cierre mes a mes.
Para realizar los ajustes a presupuestos se manejan las Actualizaciones de presupuesto. Estas actualizaciones pueden venir de: Errores de presupuesto, Errores de construcción, Errores en diseño, Cambio de especificaciones, modificaciones al diseño original, imprevistos, otros.
Cada actualización de presupuesto debe llevar un soporte del calculo de cantidades, costos y un total. Cada mes se deben totalizar las actualizaciones de presupuesto para dimensionar el porcentaje de cambios que se están ejecutando. Un proyecto bien planificado, bien diseñado y bien ejecutado no debería tener más de un 2.0% de ajustes a largo plazo. Permite revisar si las utilidades proyectadas se van a cumplir o se deben hacer ajustes.
Un 5.0% es muy porcentaje muy alto en ajustes y toca analizar el porqué. Más de un 5.0% implica falta de planificación, falta de experiencia en presupuesto, falta de experiencia en dirección y construcción de obras.
El control de costos tiene dos objetivos. El primer objetivo es poder proyectar el costo final o pronóstico de costos. Este pronóstico es importante para la toma de decisiones de corto y largo plazo. Permite revisar si las utilidades proyectadas se van a cumplir o se deben hacer ajustes.
Como segundo objetivo está el aprendizaje y la mejora continua. Un buen control de costos por actividad nos va a decir si la cantidad calculada fue la correcta, si el costo unitario de presupuesto resultó acertado. Si el rendimiento de obra calculado en sitio, mediante procesos de productividad, está actualizado o se debe modificar para futuros proyectos.
Por lo anterior, podemos concluir que el control de costos es la herramienta que permite el crecimiento de las empresas Desarrolladores y/o Constructoras, mediante procesos de mejora continua. Aprendiendo de los errores y capitalizando este aprendizaje para no volver a cometer los mismos errores en futuros proyectos.
El control de costos, aunque implica un costo adicional, no es un gasto, es una inversión de la empresa para un crecimiento sólido que asegura el resultado positivo de sus inversiones.